Gegevens en afspraken

Je vereniging beslist wat er van jou in Quorum staat en waarvoor. Zij is verantwoordelijk; bij haar hoor je te zijn met vragen over je gegevens.

Wij bouwen en draaien de app in haar opdracht. Wij kijken niet mee in wat er in staat, tenzij je vereniging ons daar zelf voor binnenlaat — en dat kan zij maar voor een paar dagen tegelijk.

De volledige lijst staat hieronder, met per soort waarom hij er is. Er staat niets in dat er niet hoort: elk gegeven dient om iets te doen wat het bestuur of de wet vraagt.

Notulen en de beslissingen erin blijven bewaard zolang de vereniging bestaat. Dat is geen keuze van ons: het WVV vraagt dat een vereniging haar beslissingen kan tonen, ook jaren later.

Je gegevens als bestuurder blijven staan zolang je in het bestuur zit, en daarna zolang de notulen waarin je voorkomt bewaard blijven — je naam staat nu eenmaal onder wat er beslist is.

Wat er niet toe doet, gaat wel weg: het logboek van verstuurde post na een jaar, en een uitnodiging die nooit aanvaard werd, zodra ze vervalt.

Inzage in wat er van jou staat, verbetering van wat fout is, en verwijdering van wat er niet hoort. Ook: bezwaar maken, en je gegevens meekrijgen in een leesbaar bestand.

Vraag het aan je vereniging. Zij kan het allemaal zelf, meteen, met de knoppen die in de app zitten.

Je aanmelding zelf haal je weg in de app, bij Account: je adres, je wachtwoord en je telefoon voor meldingen gaan dan weg. Je naam blijft alleen staan in de verslagen van vergaderingen die gehouden zijn — zie hierboven waarom.

Kom je er met haar niet uit, dan kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

In Europa, bij de partijen die hieronder staan. Er gaat niets naar buiten de Europese Economische Ruimte.

Geen advertentiecookies. Geen bezoekersstatistieken bij een derde partij. Niets doorverkopen. De app zet alleen wat ze nodig heeft om je aangemeld te houden.

1.De vereniging gebruikt Quorum om haar bestuur te organiseren: vergaderingen beleggen, notulen opmaken, stemmen en bewaren wat er beslist is. Daarbij komen persoonsgegevens in de app terecht.

2.De vereniging beslist welke gegevens dat zijn en waarvoor ze dienen. Zij is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij bewaren en bewerken die gegevens in haar opdracht. Wij zijn de verwerker.

3.Deze overeenkomst begint zodra de vereniging haar account aanmaakt en loopt zolang zij Quorum gebruikt. Zij eindigt wanneer de vereniging haar gegevens verwijdert of wij de dienst stopzetten.

1.Wij verwerken de gegevens uitsluitend om Quorum te laten werken voor deze vereniging: opslaan, tonen aan wie er toegang toe heeft, de post versturen die de app verstuurt, en de verslagen opmaken.

2.Wij verwerken ze niet voor onszelf. Niet om te verkopen, niet om reclame te richten, niet om er statistieken uit te halen die tot een persoon of een vereniging te herleiden zijn.

3.Wij handelen alleen op instructie van de vereniging. Het gebruik van de app ís die instructie. Vraagt iemand ons iets te doen wat daarbuiten valt, dan doen wij dat niet zonder schriftelijke opdracht van de vereniging.

4.Verplicht een Belgische of Europese wet ons tot iets anders, dan melden wij dat vooraf aan de vereniging, tenzij die wet dat verbiedt.

1.De soorten gegevens en de mensen om wie het gaat, staan opgesomd in de privacyverklaring die bij deze overeenkomst hoort. Die lijst hoort volledig te zijn; ontbreekt er iets, dan horen wij het graag.

2.De vereniging zet zelf geen bijzondere categorieën van gegevens in de app — gezondheid, geloof, politieke overtuiging, en wat artikel 9 AVG verder opsomt. De app is daar niet op gebouwd en wij treffen daar geen bijzondere maatregelen voor.

1.Iedereen bij ons die bij de gegevens kan, is tot geheimhouding gehouden. Dat geldt ook nadat de samenwerking eindigt.

2.Er staat geen account van ons in de vereniging. Willen wij meekijken om een probleem op te lossen, dan zet de vereniging daar zelf een deur voor open, voor hoogstens drie dagen. Die valt daarna vanzelf dicht, en dat ze open- en dichtging staat in het logboek van de vereniging.

1.Elke vereniging staat achter een muur: de databank weigert een rij van de ene vereniging aan iemand van de andere te tonen, en dat is niet één controle maar een regel op elke tabel, met verwijzingen die een rij over de grens onmogelijk maken.

2.Aanmelden gebeurt met een eenmalige link per e-mail. Er zijn geen wachtwoorden, dus er valt er ook geen te stelen of te hergebruiken.

3.Al het verkeer loopt versleuteld. De gegevens staan versleuteld op schijf bij onze onderaannemer, met dagelijkse reservekopieën.

4.Wij toetsen die muur met een reeks controles die bij elke wijziging opnieuw draait, waaronder een reeks die er uitdrukkelijk op gericht is hem te doorbreken.

5.Geen enkele maatregel is een garantie. Wat wij beloven is dat wij ze treffen, ze nakijken, en melden wanneer ze tekortschieten.

1.Wij besteden een deel van het werk uit. Wie dat zijn en waarvoor, staat in de privacyverklaring. De vereniging gaat daarmee akkoord door de app te gebruiken.

2.Al onze onderaannemers bewaren de gegevens binnen de Europese Economische Ruimte.

3.Willen wij er een vervangen of bijnemen, dan melden wij dat minstens dertig dagen vooraf. Gaat de vereniging niet akkoord, dan kan zij haar gegevens uitvoeren en haar account opzeggen zonder kosten.

4.Wij leggen elke onderaannemer dezelfde verplichtingen op als hier staan, en blijven zelf aansprakelijk voor wat zij doen.

1.Vraagt iemand inzage, verbetering of verwijdering van zijn gegevens, dan beantwoordt de vereniging die vraag. Wij helpen haar daarbij.

2.In de praktijk hoeft dat zelden: de vereniging kan alles wat zij in de app heeft staan zelf uitvoeren en zelf aanpassen of verwijderen. Lukt iets niet met de knoppen die er zijn, dan doen wij het.

3.Komt zo'n vraag rechtstreeks bij ons binnen, dan verwijzen wij door naar de vereniging en laten wij haar weten dat er iemand aanklopte.

1.Wij helpen de vereniging bij wat de artikelen 32 tot 36 AVG van haar vragen: de beveiliging, het melden van een datalek, en een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als die nodig zou zijn.

2.Wat wij daarvoor aan informatie hebben, geven wij. Meer dan wij hebben, kunnen wij niet geven.

1.Ontdekken wij een inbreuk waarbij gegevens van de vereniging betrokken zijn, dan melden wij dat binnen vierentwintig uur, met wat wij op dat moment weten: wat er gebeurde, welke gegevens het betreft, hoeveel mensen, en wat wij eraan doen.

2.Wij melden het aan de vereniging, niet aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Die melding doet de vereniging zelf, want zij is de verantwoordelijke. Wij bezorgen haar wat ze daarvoor nodig heeft.

1.Verwijdert de vereniging haar account, dan gaat alles weg: de rijen in de databank en de bestanden in de opslag. Er blijft niets van haar op onze servers staan.

2.De reservekopieën lopen achter. Daarin verdwijnt alles binnen dertig dagen, wanneer de laatste kopie van vóór de verwijdering verlopen is.

3.Voor het zover is, kan de vereniging alles uitvoeren met één knop. Wij raden aan dat te doen vóór de verwijdering: daarna is er niets meer om uit te voeren.

1.De vereniging mag nagaan of wij ons aan deze overeenkomst houden. Wij geven daarvoor de informatie die wij hebben, en werken mee aan een controle door haarzelf of door iemand die zij aanduidt.

2.Zo'n controle wordt minstens veertien dagen vooraf aangekondigd, gebeurt tijdens de kantooruren, en verstoort de dienst voor de andere verenigingen niet.

1.Quorum rekent regels uit die de vereniging zelf invoert, en stelt teksten voor op basis van wat er ingetikt is. Het is geen juridisch advies, geen boekhoudkundig advies en geen vervanging van een notaris, een advocaat of een revisor.

2.De app past het Wetboek van vennootschappen en verenigingen toe zoals wij het lezen. Wij doen dat zorgvuldig en met de artikelnummers erbij, maar de wet verandert, en een vereniging heeft statuten die wij niet kennen. Wat er in de app staat, is een hulpmiddel; wat er in jullie statuten en in de wet staat, is de regel.

3.Het bestuur blijft verantwoordelijk voor zijn eigen beslissingen. Een notulen is pas een notulen wanneer het bestuur ze nagelezen en goedgekeurd heeft — niet wanneer de app ze voorstelde. Lees dus na wat er staat vóór je tekent.

1.Quorum wordt aangeboden zoals ze is. Studio Apart BV belooft niet dat de app ononderbroken werkt, foutloos is, of geschikt is voor een bepaald doel van de vereniging. Dit is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis: wij spannen ons in, wij garanderen geen uitkomst.

2.De vereniging gebruikt de app op eigen risico en kijkt zelf na wat ze eruit haalt: de aanwezigheden, de tellingen, de notulen, de termijnen en de post die vertrekt. Neem geen beslissing en teken geen stuk op basis van wat het scherm zegt zonder het zelf nagekeken te hebben.

3.De vereniging zorgt zelf voor een kopie van wat ze niet wil verliezen. Daar staat de uitvoerknop voor, en die staat er niet voor niets.

1.Studio Apart BV is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van Quorum. Dat geldt in het bijzonder voor: beslissingen die het bestuur nam op basis van wat de app toonde; een vergadering die ongeldig blijkt; een termijn die niet gehaald werd; een oproeping of een mail die niet aankwam; verlies of beschadiging van gegevens; en het niet beschikbaar zijn van de app.

2.Evenmin voor onrechtstreekse schade: gederfde winst, verlies van kansen, reputatieschade, of kosten van herstel bij derden.

3.Wat de vereniging in de app zet, blijft haar zaak. Studio Apart BV kijkt de inhoud niet na en is niet aansprakelijk voor wat erin staat of voor wat de vereniging ermee doet.

1.Deze uitsluiting geldt niet voor bedrog, opzet of zware fout van Studio Apart BV zelf, en niet voor schade aan het leven of de lichamelijke integriteit. Die aansprakelijkheid kan naar Belgisch recht niet uitgesloten worden, en wij doen dat hier dus ook niet — een beding dat dat wél probeert, riskeert in zijn geheel geschrapt te worden.

2.Zij geldt evenmin voor wat artikel 82 AVG een verwerker oplegt tegenover de mensen van wie de gegevens verwerkt worden. Dat is Europees recht; het gaat voor op wat de vereniging en Studio Apart BV onderling afspreken, en het staat los van deze bepaling.

3.Voor het overige is de aansprakelijkheid van Studio Apart BV in elk geval beperkt tot het bedrag dat de vereniging in de twaalf maanden vóór het schadegeval voor Quorum betaalde. Gebruikt de vereniging de app kosteloos, dan is dat bedrag nul.

4.Een aanspraak vervalt wanneer ze niet binnen zes maanden na de vaststelling schriftelijk gemeld wordt op privacy@quorumapp.be.

1.Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

2.Geraken wij er samen niet uit, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg bevoegd.